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Salesking Zahlungsabgleich (Clearingprozess)

Der Clearing-Prozess wird nachfolgend schrittweise erläutert...

Begriffserklärung Clearingprozess

Unter Clearingprozess wird der Zalungsabgleich, die zusammengehörigkeit Ihrer Ausgangsrechnungen und der Zahlungseingänge auf Ihrer Hausbank, sowie das verbuchen der offenen Rechnungsposten verstanden. Gesamtheitlich betrachtet beinhaltet ein erfolgreich abgeschloßener Clearingprozess daher immer den Zahlungsabgleich, die Zuordnung und das Verbuchen der Zahlunseingänge Ihrer Hausbank zu Ihren Ausgangsrechnungen sowie die Gutschriften im SalesKing Rechnungsportal.

Bankzugänge- und Bankkonten, einrichten und verwalten

Unter dem Menüpunkt Bankenverwaltung können Sie insgesamt 5 Bankzugänge mit jeweils 5 Bankkonten anlegen. Sie können insgesamt 25 unterschiedliche Bankkonten in einem Clearingprozess automatisch Abgleichen und Verbuchen.
Für das Anlegen eines Bankkontos muß ein funktionierender HBCI(FinTS)Bankzugang eingerichtet sein. Um Ihre Clearing-Bankkonten anzulegen gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Bankzugänge anlegen:
    Um einen neuen Bankzugang in PayJinn anzulegen, wählen Sie bitte links im Menü unter „Bankverwaltung“ den Menüpunkt „Bankzugänge“. In der Übersicht werden Ihre aktuellen Bankzugänge angezeigt. Mit Klick auf den Button „Bankzugang anlegen“ erhalten Sie eine Eingabemaske, in der Sie Bankzugangsdaten wie BLZ, HBCI/FinTS Benutzername und PIN speichern können.

    Achtung! - Bei 3000 Banken mit über 50.000 BLZ's kann es vorkommen das Ihre BLZ sowie Ihre BIC seitens Payjinn erst hinterlegt werden muß. In diesem Fall melden Sie sich bitte in unserem Support, bei bedarf werden wir uns mit Ihrer Bank in verbindung setzen und die benötigte Art der Zugansformen klären.

    Bankenzugang Anlegen

    Übersicht Bankzugänge

    Bankzugang Übersicht

  2. Bankkonten anlegen:
    Ihre Bank-, Haupt- und Unterkonten verwalten Sie unter dem Menüpunkt „Bankkonten“. Unterhalb der Tabelle Kontoübersicht befindet sich der Button „Neues Bankkonto anlegen“. Da Sie bereits Ihren Benutzer bzw. Bankzugang angelegt haben, können Sie diesen beim Anlegen eines neuen Bankkontos auswählen. Bitte Hinterlegen Sie Ihre gültige IBAN in der Eingabemaske und Ordnen Sie Ihrer IBAN einem Benutzerzugang zu indem Sie den Banknamen auswählen, abschließend speichern Sie Ihr angelegtes Bankkonto indem Sie den Button "Neues Bankkonto anlegen" bestätigen.

    Bankkonto anlegen:

    Bankkonto anlegen

    Bankkontenübersicht:

    Bankkontenübersicht

Zugriff von PayJinn auf SalesKing autorisieren

Die SalesKing-App API ermöglicht die Einbindung von Drittsystemen in Salesking-Accounts. Damit PayJinn Ihre Rechnungen verarbeiten kann, benötigen wir die autorisierung für den Zugriff auf Ihre SalesKing-Rechnungsdaten. Wärend des autorisierungsvorganges bestimmen Sie mit welcher Berechtigung Payjinn auf Ihre Daten zugreifen darf. Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie unter dem Hauptmenüpunkt „SalesKing“ auf den Untermenüpunkt „PayJinn autorisieren“.
  2. Für den reinen Zahlungsabgleich über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck sind kundenspezifische Bankinformationen während des Clearing-Prozesses nicht notwendig. Möchten Sie aber auch den Firmennamen innerhalb der Berichte sowie in den unterschiedlichen Ansichten einsehen, so müssen Sie diese Funktion einschalten, indem Sie den Button „Optional IBAN abgleichen und Firmierung meiner Kunden anzeigen“. Für die Nutzung dieser Funktion müssen Sie während der Autorisierung PayJinn erlauben, auf Ihre Kundenbankkontodaten im SalesKing zugreifen zu dürfen.
  3. Hinterlegen Sie als nächstes Ihre SalesKing-Domain unter folgender Adresse: https://firmenname.salesking.eu. Bitte beachten Sie: Statt des Firmennames wird hier Ihr Subdomainname benötigt.
  4. Klicken Sie nachfolgend bitte auf den Button „Zugriff von PayJinn auf SalesKing Autorisieren“.

    Salesking Autorisierung
  5. Als Nächstes öffnet sich die SalesKing-Website. Mit der eingabe Ihrer SalesKing Paswortes und dem Login erhalten Sie eine Übersicht der zu autorisierenden Rechte. Kontrollieren Sie Ihre Rechtefreigabe und bestätigen Sie den Zugriff durch PayJinn mit Klick auf den Button „erlauben“ unterhalb der Rechtetabelle.
  6. Nachdem Sie die Autorisierung bestätigt haben, werden Sie automatisch zu der Seite „PayJinn Autorisieren“ umgeleitet. Hier finden Sie den Hinweis „Die Autorisierung von PayJinn, auf Ihre Salesking Daten, wurde erfolgreich durchgeführt“.

SalesKing-Clearingprozess starten

Es gibt zwei unterschiedliche Arten, den Clearing-Prozess zu starten. Dies kann täglich zu einer bestimmten Uhrzeit automatisch geschehen oder manuell. Bei dem automatischen Clearingprozess müssen entsprechende Benutzerzugangsdaten inklusive Passwort hinterlegt sein. Beim manuellen Starten werden vor dem Starten Ihre Zugangsdaten abgefragt.

  1. Automatischen Clearing-Prozess einrichten.
    Unter dem Menu „SalesKing Clearinghaus“ befindet sich der Menüpunkt „Clearing Automatisch“. Hier entscheiden Sie, ob während des Clearingprozesses Unterzahlungen und Überzahlungen im SalesKing verbucht werden sollen oder nicht. Zahlungen die zu 100% übereinstimmen, werden immer im SalesKing System verbucht. Nachdem Sie Ihre Entscheidung getroffen haben und die Einstellungen gespeichert haben ist der Auto-Clearing-Prozess aktiv. Der Clearing-Prozess wir jetzt zur gewünschten Zeit vollautomatisch gestartet.
  2. Manueller Clearing-Prozess
    Der manuelle Clearingprozess kann jederzeit unter dem Menüpunkt „Clearing Manuell“ mit Klick auf den Button „Manuell Clearing Starten“ gestartet werden. Der manuelle Clearing-Vorgang kann ohne eine vorherige Hinterlegung der Benutzerdaten gestartet werden. Jedoch muss ein Benutzerzugang ohne Benutzername und ohne ein Passwort angelegt worden sein. Benutzername und Passwort werden vor dem Start des eigentlichen Clearingprozesses abgefragt.
Tipp: Richten Sie den automatischen Clearingprozess ohne das Verbuchen von Unterzahlungen und Überzahlungen ein und lesen Sie am nächsten Tag Ihren Clearing-Bericht. Haben Sie viele Unterzahlungen, können Sie nachträglich einen manuellen Clearingprozess starten und sämtliche Eingänge vollautomatisch im SalesKing System verbuchen.

Zahlungsabgleich, Kriterien und Prozesse!

Der Zahlungsabgleich erfolgt über die im SalesKing erstellte und im Verwendungszweck aufgeführte Rechnungsnummer. Nur wenn die Rechnungsnummer übereinstimmt erfolgt eine Verbuchung der Zahlungseingänge Ihrer Hausbank.

Interessant ist auch!

Sie können Unter- und Überzahlungen anzeigen und wenn gewünscht auch in SalesKing als Teil- oder Restzahlung verbuchen.

Darüber hinaus können wir den Zahlungsabgleich unter Verwendung nachfolgender Kriterien, Anpassen und prozessieren: Kontoinhaber, Kontonummer, BLZ, IBAN, BIC, Zahlungseingangstag, Verwendungszweck, Rechnungsbetrag.

Berichte

Sämtliche Clearingvorgänge werden unter „Berichte“ gespeichert. Diese können Sie herunterladen und speichern. In den Berichten werden nur Rechnungen aufgeführt die zum Zeitpung des Clearings in SalesKing vorhanden sind, nachträgliche Aktualisierungen in SalesKing haben keinen Einfluss auf die Berichte zu bereits durchgeführten Clearings. Zahlungen die seitens Salesking gelöscht wurden, werden trotzdem berücksichtigt. Rechnungen die Sie im SalesKing manuell bearbeitet wurden, werden nicht im Clearingprozess beachtet.

Haben Sie Anregungen, Verbesserungsvorschläge oder Fragen zum Umgang mit dem Clearinghaus, schreiben Sie uns unter: support@payjinn.com eine mail, Gerne auch per Telefon unter +49 (0) 40/ 357 15-200

Ihr PayJinn-Support-Team